J’ai déjà écrit à propos de interruptions Le pire des interruptions, ce sont les réunions. Et voici pourquoi :
- Ils sont généralement consacrés à des concepts abstraits, des mots, plutôt qu’à des choses réelles.
- Ils supposent généralement la vitesse d’échange d’informations la plus faible possible.
- Les réunions sont souvent organisées comme une programmation télévisée. Tu es assis et tu attends « ton dessin animé ».
- Les réunions s’écartent du sujet de discussion aussi facilement qu’une « Zaporojet » sur des pneus lisses sur une route verglacée.
- Ils nécessitent une préparation minutieuse, mais la plupart des gens n’ont pas le temps pour cela.
- Ils ont souvent un ordre du jour si détaillé que personne ne comprend vraiment l’objectif de la réunion.
- Lors des réunions, il y a généralement une personne un peu spéciale qui, quand ce sera son tour, fera perdre du temps à tous les présents avec des propos insensés.
- Les réunions sont contagieuses et ont tendance à être régulières. Une réunion en entraîne une autre, qui en entraîne une suivante.
De plus, malheureusement, les réunions sont organisées « en gros ». Vous mettez de côté vos affaires pendant trente minutes ou une heure, simplement parce que les organisateurs électroniques fonctionnent ainsi. (Vous ne verrez jamais une réunion planifiée avec Outlook qui durerait 7 minutes.) C’est vraiment dommage. Si la résolution d’un problème ne prend que 7 minutes, vous devrez quand même utiliser tout le temps réservé. Il n’est pas nécessaire d’étirer sept minutes à trente.
Si vous y réfléchissez, vous verrez que les coûts réels des réunions sont tout simplement impressionnants. Supposons que vous organisiez une réunion qui durera une heure et à laquelle assisteront 10 personnes. En réalité, c’est une réunion de dix heures, et non d’une heure. Vous mettez en jeu 10 heures de travail productif pour une seule heure de réunion. Et il est probable que ce soit même 15 heures, car il faut du temps pour passer d’une tâche à l’autre, il faut arrêter ce que vous faisiez, faire ce qui est nécessaire pour la réunion, puis, après la réunion, recommencer à faire ce sur quoi vous étiez en train de travailler.
Faut-il vraiment sacrifier 10 à 15 heures pour une seule réunion ? Parfois, peut-être. Cependant, cela a un coût assez élevé. Si l’on considère cela du point de vue des coûts nets, ce type de réunion devient un passif plutôt qu’un actif pour l’entreprise. Réfléchissez au temps que vous perdez réellement et demandez-vous si cela en vaut la peine.
Si vous décidez que vous êtes absolument certaindoiventRencontrez-vous, essayez de rendre vos réunions productives en suivant ces simples règles :
- Mettez un réveil. Quand il sonnera, la réunion sera terminée.
- Invitez le moins de personnes possible.
- Préparez toujours un ordre du jour clair.
- Commencez par un problème concret.
- Rencontrez-vous à l’endroit où se trouve le problème, et non dans une salle de réunion. Montrez des choses concrètes et proposez des changements réels.
- Terminez la réunion par une décision et désignez quelqu’un comme responsable de sa mise en œuvre.