Épigraphe : «…Mais le cannibale répondit – Non !» K. Tchoukovski, Barmaley.
Ce texte sera utile aux responsables régionaux pour comprendre la logique de leurs managers du siège, qui « là-haut, ne voient rien du tout ».
On peut parler autant qu’on le souhaite des budgets, des règles, des dépenses standard et autres, cependant, toutes les règles doivent exister pour faciliter les affaires, et non pour les compliquer. Malgré les budgets établis et approuvés, il existe toujours des scénarios où une entreprise décide d’engager des dépenses imprévues dans le but de développer son activité. (C’est-à-dire que je ne parle pas des dépenses liées à la gestion des conséquences d’imprévus désagréables). Par exemple, si une entreprise commerciale a l’opportunité de recruter une division régionale performante d’un concurrent, avec tous ses contacts, ses processus et son personnel, elle le fera, même si le budget ne prévoit que le maintien d’un certain nombre de divisions.
Oui, donc, vous vous adressez (en tant que responsable régional) à votre supérieur hiérarchique avec une demande qui semble dérisoire. Par exemple, vous avez besoin d’acheter un disque dur externe sur lequel vous souhaitez enregistrer des supports de formation, et ce disque dur serait clairement utile pour le développement de l’entreprise. Si on vous demandait de rédiger un dossier, vous le feriez et la logique de votre dossier serait irréprochable. Cependant, on ne vous demande même pas de rédiger un dossier, on vous dit simplement « non ». Vous êtes perplexe. Après tout, il s’agit de dépenses minimes. On vous permet même d’avoir plus de postes que vous n’en avez, mais on ne vous autorise pas à acheter un disque dur externe. La logique budgétaire nuit-elle vraiment à l’entreprise ? Vous essayez même de négocier et dites à votre supérieur que vous renoncez à remplir le poste de gestionnaire de bureau, économisant ainsi de l’argent pour l’achat du disque dur, mais on vous répond toujours par un « non ! ». Qu’est-ce qui ne va pas, pourquoi la direction supérieure agit-elle de manière si irrationnelle ? Peut-être est-elle effectivement si obtuse qu’elle suit aveuglément le budget. Cependant, suivre aveuglément le budget, dans ce cas, est une tactique appropriée pour ceux qui, malgré leur poste élevé, ne comprennent toujours pas pourquoi un directeur régional ne peut pas s’acheter un disque dur.
Pourquoi ne peut-on pas acheter un Winchester ? Tout simplement parce que le « country manager » supérieur multiplie immédiatement votre demande par le nombre de filiales régionales de l’entreprise. Si l’entreprise a 60 succursales, alors dans son esprit, il ne voit pas un seul Winchester, mais 60. La règle du multiplicateur s’applique.
Non seulement il voit, comme dans un terrible cauchemar, des disques durs, mais aussi des appareils photo, des scanners, de nouveaux lustres, des poufs pour les visiteurs, des tapis à l’entrée et des pots de fleurs. S’il permet à quelqu’un de dépasser les dépenses prévues, il ne pourra plus refuser quelque chose à quelqu’un d’autre. Il se condamne à un bruit croissant de demandes, et plus il satisfera de demandes, plus de nouvelles surgiront et plus elles seront pressantes. Si dans le bureau régional il n’y a qu’une table et une chaise, on exigera un fauteuil pour les visiteurs. Et s’il y a déjà des meubles rembourrés, on demandera un pot de fleurs, une table basse et un aspirateur. Les dépenses engendrent encore plus de dépenses. Et le bruit des demandes détourne le manager supérieur des questions plus importantes de la gestion de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire d’écrire des notes de service ou des rapports. Le cannibale répondra toujours par un non ! Il n’est pas nécessaire d’essayer de lui « vendre » votre idée. La réponse sera non ! Il n’est pas nécessaire de sauter par-dessus la tête et de soumettre des questions dérisoires au conseil d’administration. La réponse sera non ! Et en plus, on vous en mettra une couche.
Si vous pensez qu’il est nécessaire et que vous croyez que cela doit être fait, et que vous souhaitez l’acquérir aux frais de l’entreprise, alors parlez à votre supérieur dans sa langue, et non dans la vôtre. Proposez-lui une règle générale selon laquelle ce dont vous avez besoin vous sera accordé. Le mieux serait que cette règle soit formulée de manière à ce que les autres bureaux ne puissent pas revendiquer la même chose. Si vous ne parvenez pas à élaborer une règle raisonnable avec une justification de son utilité pour l’entreprise, alors il ne vaut même pas la peine d’insister. Les règles d’approvisionnement des bureaux pour tout ce dont ils ont besoin ne sont pas universalisées dans le but d’économiser ou de compliquer la vie. Si vous avez besoin de quelque chose pour votre travail, cela vous sera accordé, car le niveau supérieur est intéressé par votre succès (en tout cas, il devrait l’être). Les règles d’approvisionnement des bureaux sont universalisées dans un but disciplinaire : éviter le désordre et le chaos. Et le désordre et le chaos ne sont pas souhaitables, surtout pour les bureaux régionaux. Dans un contexte de désordre, il sera complètement impossible d’obtenir de la maison mère des décisions sur des questions plus importantes, car votre manager n’aura tout simplement pas le temps de les traiter. Un mauvais manager est celui qu’on peut facilement convaincre pour des dépenses dérisoires.
Dernière remarque : Si jamais votre bureau est exceptionnel, le meilleur, vous pouvez demander non seulement un disque dur mais aussi un téléviseur plasma, si bien sûr cela répond à de réelles besoins professionnels. Un manager supérieur aura toujours quelques arguments pour justifier cela auprès des autres bureaux et d’un manager encore plus haut placé – pourquoi vous et personne d’autre :
a) Il (c’est-à-dire — vous) sait mieux que les autres ce dont il a besoin, et si il dit qu’il lui faut quelque chose pour son travail, c’est que c’est nécessaire. Nous allons vérifier, évaluer comme un projet pilote et, si besoin, le mettre en œuvre partout.
b) Regardez tous ! Le bureau d’Ivanov (c’est-à-dire le vôtre) donne plus d’argent et reçoit le plus de tous ! Tu veux obtenir quelque chose en dehors des règles ? Montre que tu es le meilleur !